Como maximizar SAP com Office 365

Microsoft Office 365 dispõe de ferramentas muito eficazes que permitem aproveitar ao máximo o sistema de gestão empresarial SAP. Como? Nosso expert Héctor Castillo nos dá as chaves.

Conto uma anedota que aconteceu quando eu era criança. Naquela época, meu pai comprou um desktop da IBM com o sistema operacional Windows 95. Como vocês podem imaginar, o sentimento era um sentimento de outro planeta. Quando meu pai ligou o computador e começou a nos mostrar os aplicativos, um deles chamou minha atenção: o pacote do Microsoft Office, porque pensei: “Agora vou trocar a máquina de escrever mecânica, que minha avó me emprestou, para fazer os meus trabalhos da escola no Word, Excel ou PowerPoint “. Pode ser uma história trivial, mas, a partir desse momento, senti que as ferramentas do escritório OFFICE são práticas e colaborativas. Desde essa época, o Office já tinha muitos recursos que eram um diferencial em comparação com outros concorrentes.

Acho que essa mesma percepção foi percebida na área corporativa porque, por exemplo, posso afirmar que a maioria das empresas usa o Microsoft Excel como a ferramenta de colaboração preferida para gerar “relatórios estratégicos da empresa”.Por essa adoção positiva dos produtos da suíte Microsoft Office (no nosso casso a análise de dados), é que meados de 2016, decidimos começar uma tarefa de estudar, testar e implementar os benefícios da utilização desses produtos em ambientes corporativos e especificamente com integrações em sistemas de gestão empresarial SAP. Para contextualizarmos, em 2015, Vanson Bourne realizou um estudo afirmando que 70% das empresas da Fortune 500 compraram o Office 365, reportando benefícios anuais em valores dos bilhões de dólares. Como são serviços na nuvem, os gastos com TI diminuíram 15,1% e, ao mesmo tempo, a produtividade dos funcionários aumentou 18,8%. Estes são dados expressivos que nos levam a perguntarmos, como podemos trazer esse benefício para o nosso sistema SAP?

Para esta análise, tomamos como referência um produto disponível na suite completa, o Microsoft PowerBI (para simplificar, vamos chamá-lo de PBI), no qual focamos nossos esforços. Estas são as nossas considerações a este respeito:

• Try before buy – Existem recursos disponíveis gratuitamente para realizar provas de conceito (POC). Falando especificamente do PBI, é possível montar uma prova de conceito no PBI para um cenário de negócio específico.

Se ao finalizar a prova, os resultados superam as expectativas, podemos subir um nível e adquirir as versões completas para ter acesso, em poucos passos, a funcionalidades como atualizações automáticas periódicas, integrações com sistemas e outros tipos de benefícios técnicos. Menciono um exemplo prático em que nossa equipe desenvolveu uma prova de conceito para projetar nossa ferramenta de monitoramento de sistema SAP, em poucas semanas, usando PBI e Microsoft Excel. Com a experiência positiva obtida, decidimos adquirir outras funcionalidades para acelerar a versão automática final da nossa ferramenta.

• Experiencia de usuário – São ferramentas intuitivas que os colaboradores da empresa podem usar. Tomando o PBI como exemplo, você não precisa de conhecimento especializado para a administração. Por exemplo, nossa ferramenta de monitoramento SAP pode ser compartilhada para usuários que possuem licenças do Office 365 pelo portal ou dispositivo móvel, com a exploração de dados já disponível nos painéis criados, que, desde o meu ponto de vista, é um dos recursos mais valiosos. (por exemplo, chegar ao detalhe do usuário que gerou o erro)

Observamos também que, em empresas e usuários com experiência no Office 365, foi muito mais fácil o processo de aprendizado das ferramentas

• Implementação rápida – Coloco como exemplo a nossa ferramenta de monitoramento do sistemas de gestão empresarial SAP (We SAP Monitoring Services), que levou menos de 1 mês para completar o protótipo completo para testar. Foi o design flexível e adaptável, bem como a utilização de serviços já prontos em AZURE, PBI no formato IaaS (Infraestrutura como serviço) e SaaS (Software como serviço) que trouxe a redução de tempo, esforço e custo.

Foram utilizados o banco de dado, API e funcionalidades do PBI ​para criar uma solução sólida que será reaproveita em uma empresa agrícola para criar relatórios analíticos que mostrarão informações relevantes de negócio ajudando os gerentes de alto nível a tomar decisões.

Outro benefício encontrado é que do esforço total do projeto, somente o 20% corresponde a desenvolvimentos no sistema SAP. Esse comportamento é devido à reutilização de códigos standard e desenvolvimentos do cliente que não demandou um grande esforço em ajustes ou adaptações diretamente no SAP.

• Baixo custo de implementação – Para o desenvolvimento da nossa ferramenta de Monitoramento SAP, os custos de pessoal foram aproximadamente 50% menores do que uma implementação tradicional (sem mencionar as economias na implementação, licenciamento e custos de manutenção ao usar os serviços AZURE). No final, conseguimos ser competitivos e oferecer nosso produto com um preço competitivo, porque nosso objetivo final é concentrar nossos esforços na aplicação das melhorias técnicas que a ferramenta de monitoramento mostra, gerando valor agregado para o negócio.
• Escalabilidade – É possível replicar o modelo criado para diversas áreas de negócio. De acordo com a demanda é possível criar soluções de serviços elásticos onde existe a opção de aumentar a capacidade de acordo com a demanda real.

Como última recomendação, para toda implementação, especialmente quando integramos produtos da suíte de Microsoft Office 365 com sistemas SAP, devemos procurar um partner especializado, que crie um projeto suportando o crescimento esperado, desenhe uma solução a medida (tailored solutions), possua experiencia em implementação de serviços AZURE, PBI e sistemas SAP.

Para mais informação, entre em contato com a gente. Estaremos enviando um acesso gratuito para a demo de monitoramento e assim possa experimentar a ferramenta. (We SAP Monitoring Services)

Também podemos ajudar com o desenho de soluções com integração entre SAP e  Office 365 utilizando AZURE, com o objetivo de alcançar um impacto positivo que reflita diretamente no seu negócio.

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