La evolución hacia un modelo sustentable de actualización/migración de SAP

A lo largo de los años, me he deparado con situaciones en dónde me preguntan, ¿cuál es el momento adecuado para adoptar una nueva plataforma ya sea por causa de una actualización o migración para nuevas versiones? Sabemos que esta pregunta tiene una serie de abordajes de acuerdo a la perspectiva y visión de cada cliente, pero en resumen me inclino a la frase «buen sentido». ¿Les explico por qué?

Existe un número creciente de compañías que están entrando directamente a la etapa de innovación disruptiva saltando etapas fundamentales de estabilización e implantación de soluciones «complementares» (¿complementarias?) a sus sistemas de gestión que agreguen valor al negocio. Este comportamiento conlleva a un ciclo donde siempre estamos interrumpiendo las operaciones críticas, trayendo stress y experiencias desagradables para los usuarios finales. Veo otra porción de compañías que están en planes de realizar una actualización o migración pero están indecisas por sentir cierta falta de preparación, conocimiento real de los beneficios cuantitativos y las estrategias que ayuden a minimizar los riesgos e impactos de este tipo de proyectos. Por último, encuentro empresas que están en proyectos de migración y actualización en andamiento coexistiendo con problemas que no son propiamente relacionadas con la migración o actualización y si por la falta de ejecutar procedimientos “simples y rutinarios” previos al comienzo del proyecto. Para este último grupo, al final del proyecto es probable que exista una falta de conocimiento de los beneficios reales que trajo la actualización o migración, tanto técnicos como en procesos.

Teniendo estos 3 escenarios, el “buen sentido” que lo redefiniría como la mezcla de cautela y prudencia será importante para definir cuál será la estrategia a seguir. Por ese motivo coloco algunos puntos que deben ser tomados en consideración antes de tomar la decisión final.

• Estabilidad técnica

¿Tengo una foto real de mi sistema? ¿Estoy con muchos atendimientos reactivos? ¿Poseo herramientas que me ayuden a identificar problemas de forma anticipada?

De acuerdo con la Gartner, 80% del presupuesto es destinado a mantener las operaciones actuales, dejando poco margen para nuevas iniciativas.Según esa métrica, los procedimientos reactivos son responsables de una parte muy significativa, sin mencionar la demora que genera resolver este tipo de problemas (porque son complejos o por falta de experiencia).

Por eso antes de pensar en “una nueva iniciativa”, recomiendo una evaluación (assessment en inglés) del sistema para saber realmente cómo estamos. Éste será el punto de partida para encajar el deseo de actualización o migración con lo que realmente es necesario para tornarlo realidad. Otro punto importante es la implantación de herramientas automáticas de monitoreo proactivo que promueven la disminución de costos operacionales de personal y horas de soporte. Este “ahorro” puede ser destinado en estas nuevas iniciativas.

Por último, un partner estratégico especializado en infraestructura/sistema de gestión, te puede orientar en la iniciativa de migración o actualización. Remarco este punto porque todos los sistemas de gestión están corriendo sobre plataformas tecnológicas, ya sea bare metal, hosting o en las nubes, donde la habilidad y experiencia de este tipo de empresas o profesionales les permite modelar estrategias considerando las necesidades de la empresa, aprovechamiento del hardware actual, minimizando costos y creando soluciones híbridas para maximizar el sistema de gestión empresarial.

• Madurez técnica

¿Cómo puedo identificar el nivel de madurez organizacional?

El modelo de Madurez de capacidades (CMM) nos puede guiar para tomar ciertas directrices y nos posiciona en una situación más confortable en el momento de tomar decisiones. Son 5 niveles (Inicial, Repetible, Definido, Gestionado y Optimizado) y lo ideal sería alcanzar el nivel “optimizado” donde la organización está volcada en la mejora continua de procesos, se gestiona el proceso de innovación y en ese punto, el desafío de una iniciativa de migración o actualización se convierte en un proceso gestionable, calculable y rutinero.

¿Ahora, cómo se puede adaptar el modelo CMM para cumplir los requisitos mínimos para estas nuevas iniciativas?

• La planificación a corto y medio plazo, priorizando necesidades que mejoren la experiencia del usuario con el sistema.
• Gestión sistemática de partner, como por ejemplo, la contratación de abonos mensuales con la utilización dinámica de las horas para soporte reactivo, preventivo y mejoras con resultados medibles.
• Métricas de comparación, calidad y productividad. Estas métricas deben ser comparativas, medibles y ayuden en la toma de decisiones.
• Metodología de gestión de riesgo e impactos para evaluar de forma sistemática las diversas iniciativas.
• Equipo de TI multidisciplinares – Ya sea por un equipo interno u outsourcing contratado, es fundamental que los equipos estén preparados para el cambio y tengan las habilidades necesarias para emprender las nuevas iniciativas.

• Potenciación de recursos

Es necesario mejorar las funcionalidades actualmente implementadas, ya que el sistema de gestión empresarial está repleto de recursos. Por esa razón, debemos tomar una estrategia de “evaluar y postergar” visualizando si realmente la iniciativa de actualización para una nueva versión atiende una necesidad real del negocio.

Como etapa previa, las empresas están adoptando soluciones híbridas de infraestructura juntando lo mejor de los 2 mundos – servicios innovadores con precios accesibles que genera “ahorro” cuantificable en las empresas (“Pagamos lo que consumimos). Este “ahorro” puede ser destinado para la implementación de nuevas tecnologías, mejoras en los sistemas como por ejemplo en el control de los volúmenes de datos, performance del sistema, seguridad de la información, documentación, activación de funcionalidades, mejoras en procesos de negocio e implementación de soluciones que agreguen valor al negocio. (IoT, Big Data, learning machine, etc.)

• Viabilidad económica

Verificar de forma cuantitativa el retorno de la inversión (ROI) para una iniciativa de migración o actualización de punta a punta. Si no tenemos este panorama, recomiendo en utilizar lo que llamo “sprint”, haciendo una similitud con la metodología SCRUM, donde desarrollo proyectos cortos, de menor costo y con duración fija con el objetivo de obtener resultados a corto plazo.

Dentro de estos “sprint” es necesario colocar no solo la iniciativa de actualización y migración, sino todos los requisitos preparatorios para realizar este procedimiento así como todos los mecanismos necesarios para alcanzar la estabilidad técnica, madurez técnica y  priorizando aquellos proyectos que implementen funcionalidades trayendo beneficio real a la empresa.

Como se expuso, revisar estos pontos permite tomar una  decisión más tranquila al analizar de forma amplia todo el panorama sin olvidarse de todas las etapas previas y posteriores al acto de migración o actualización propiamente dicho.

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