Cómo potenciar SAP con Office 365

Microsoft Office 365 dispone de herramientas muy eficaces que nos permiten sacar el máximo partido a la gestión de los sistemas SAP. ¿Cómo? Nuestro experto Héctor Castillo nos da las claves.

Cuento una anécdota de cuando era un niño. En aquella época mi padre compró un desktop IBM con el sistema operativo Windows 95. Como se imaginan, el sentimiento era de algo de otro planeta. Cuando mi padre encendió el computador y comenzó a ver las aplicaciones, una de ellas me llamó la atención: El paquete de Microsoft Office, porque pensé “Ahora cambiaré la máquina de escribir mecánica, que mi abuela me prestó, para hacer mis trabajos de escuela en Word, Excel o PowerPoint”. Puede ser una historia trivial, pero desde esa época, pude sentir que las herramientas de OFFICE son prácticas y colaborativas. Desde esa época ya incluía muchas funcionalidades que eran un diferencial comparado con los demás suite de aplicativos para oficina.

Creo que esta percepción se propagó al área corporativa porque, por ejemplo, puedo afirmar que la mayoría de las empresas utilizan Microsoft Excel como herramienta de colaboración preferida para generar reportes “estratégicos de la empresa”.

Por esta adopción positiva de los productos de la suite de Microsoft Office (específicamente para el análisis de datos) es por lo que a mediados de 2016 decidimos comenzar una tarea de estudiar, testar, probar e implementar los beneficios que trae potenciar el uso de estos productos en ambientes corporativos y específicamente con integraciones en los sistemas de gestión empresarial SAP.

Para contextualizarnos, en 2015 Vanson Bourne realizó un estudio por el que afirmó que el 70% de las empresas Fortune 500 compraron Office 365, reportando beneficios anuales en cifras de mil millones de dólares. Como son servicios en la nube, el gasto en TI disminuyó en 15,1% y, al mismo tiempo, la productividad de los empleados aumentó en 18,8%. Son datos expresivos que nos llevan a preguntarnos, ¿cómo podemos traer este beneficio para nuestro sistema SAP?

Para este análisis, se tomó como referencia un producto de la suite completa, el Microsoft PowerBI (para abreviar lo llamaremos PBI), en el que hemos enfocado nuestros esfuerzos. Éstas son nuestras consideraciones al respecto:

• Try before buy – Existen recursos disponibles de forma gratuita para hacer pruebas de concepto. Hablando específicamente de PBI, es posible montar una prueba de concepto en PBI para un escenario de negocio específico.

Si los resultados son los deseados podemos subir un nivel y adquirir las versiones completas donde tendremos acceso en pocos pasos a funcionalidades de actualizaciones automáticas periódicas, integraciones con sistemas y otro tipo de beneficios técnicos. Menciono un ejemplo práctico en el que nuestro equipo desarrolló una prueba de concepto para diseñar nuestra herramienta de monitoreo de sistemas SAP (We SAP Monitoring Services) utilizando PBI y Microsoft Excel. Con la experiencia positiva obtenida decidimos adquirir otras funcionalidades para acelerar la versión final automatizada de la herramienta.

• Experiencia de usuario – Son herramientas intuitivas que los colaboradores de la empresa pueden utilizar. Tomando como ejemplo el PBI, no necesita conocimientos especializados para administrarlo. Por ejemplo, nuestra herramienta de monitoreo SAP puede ser compartida para usuarios que poseen licencias de Office 365 ya sea vía portal o dispositivo móvil, con la exploración de las informaciones disponible en los dashboard creados (por ejemplo, ver el usuario que generó el error), que desde mi punto de vista, es uno de los recursos más valorizados.

También observamos que en las empresas y usuarios con experiencia en Office 365 fue constatado un proceso acelerado de aprendizaje por ser herramientas intuitivas y de fácil utilización.

• Rápida implementación – Coloco como ejemplo nuestra herramienta de monitoreo de sistemas de gestión SAP (We SAP Monitoring Services), que nos llevó menos de 1 mes para finalizar el prototipo completo disponible para pruebas. Fue el diseño flexible y adaptable así como la utilización de servicios prontos sobre AZURE y PBI en formato IaaS (Infraestructura cono servicio) y SaaS (Sofware como servicio) que trajo la reducción de tiempo, esfuerzo y costo.

Fueron utilizados base de datos, API´s y funcionalidades del PBI para crear una solución sólida que será aprovechada en una empresa agrícola para la creación de reportes analíticos con informaciones relevantes que ayudará en la toma de decisiones a los gerentes de alto escalón.

Otro beneficio encontrado es que del esfuerzo total del proyecto, el 20% corresponde a desarrollos en el sistema SAP. Este comportamiento es debido a la reutilización de códigos standard y desarrollos del cliente que no demandó un gran esfuerzo en ajustes o adaptaciones directamente en SAP.

• Bajo costo de implementación – Para el desarrollo de nuestra herramienta We SAP Monitoring Services, los costos de personas fueron aproximadamente un 50% menores que en una implementación tradicional (sin contar el ahorro en costos de implementación, licencias y mantenimiento al utilizar los servicios de Azure). Al final conseguimos ser competitivos y ofrecer nuestro producto con un precio competitivo, porque nuestro objetivo final es enfocar nuestros esfuerzos en la aplicación de mejoras técnicas que la herramienta de monitoreo nos revela generando valor agregado al negocio.

• Escalabilidad – Es posible replicar el modelo creado para diversas áreas de negocio. De acuerdo a la demanda se consigue crear soluciones de servicios elásticas donde hay opción de aumentar la capacidad de versus la demanda real.

Como última recomendación, para toda implementación, especialmente cuando integramos estos productos de la suite de Microsoft Office 365 hacia los sistema SAP, debemos buscar un partner especializado para crear un proyecto que soporte el crecimiento esperado, busque una solución a la medida (tailored solutions), posea experiencia en implementación de servicios AZURE, PBI y sistema SAP.

Para más información, contacte con nosotros sin compromiso. Le enviaremos un acceso gratuito a la demo para que pueda experimentar la herramienta de monitoreo de sistemas SAP (We SAP Monitoring Services).

También podemos ayudarle con el diseño de soluciones SAP con integración en Office 365 utilizando AZURE, con el objetivo de alcanzar un impacto positivo reflejado directamente en su negocio.

contacto@wezengroup.com

www.wezengroup.com

Tel: +54 11 3960 0190 (ARG) / +59 8 95 099010 (UY) / +55 11 98124 4992 (BR)