Implementação bem-sucedida do SAP PM em uma empresa agrícola multinacional

A implementação do módulo Plant Maintenance (SAP PM) é um desafio significativo para qualquer organização. No entanto, quando esse processo é feito corretamente, ele pode transformar a gestão de ativos e a eficiência operacional de uma empresa.

Neste estudo de caso, exploramos como uma empresa agrícola multinacional conseguiu otimizar seus processos de manutenção de veículos e máquinas. Ao mesmo tempo, descubra como ela conseguiu melhorar a eficiência, reduzir custos e aumentar a disponibilidade de equipamentos, veículos e peças de reposição. 

Desafios do projeto

O principal desafio enfrentado pela empresa agrícola foi a falta de um sistema unificado e eficiente para gerenciar a manutenção de sua extensa frota de veículos e máquinas. A empresa operava em países como o Brasil, a Argentina e os Estados Unidos. Em cada um desses locais, ela trabalhava com seus próprios sistemas e processos, o que dificultava o controle e a otimização dos recursos. 

As áreas de negócios no Brasil e na Argentina precisavam de veículos para realizar suas atividades diárias, seja para transporte ou para realizar alguma outra atividade. Já na Argentina, os equipamentos eram usados para realizar tarefas rotineiras na empresa. Tanto os veículos quanto as máquinas da fábrica eram incorporados aos ativos da empresa e precisavam ser substituídos periodicamente. 

No entanto, para seu uso, eles precisavam ser controlados e gerenciados. Esse processo era realizado de forma descentralizada e sem padrões de controle comuns entre os dois países.

Por esse motivo, os controles eram mais demorados do que deveriam ser, pois eram realizados em planilhas do Excel ou outros documentos. Isso teve consequências como:

• Inconsistências nos registros de manutenção: os métodos próprios de registro e relatório de manutenção geravam informações fragmentadas e não confiáveis.
• Altos custos operacionais: A falta de dados precisos e em tempo real impedia a identificação de oportunidades para reduzir custos e aumentar a eficiência.
• Atrasos e falhas na manutenção: os processos manuais e a falta de coordenação resultaram em atrasos e erros nas tarefas de manutenção, afetando a disponibilidade e o desempenho dos equipamentos.

A necessidade do cliente e o SAP PM como solução

O cliente precisava melhorar processos específicos relacionados, por um lado, ao controle de veículos: 

• Manutenção de veículos
• Controle de documentação
• Pagamentos de impostos
• Pagamento de multas
• Controle de abastecimento
• Rastreabilidade de equipamentos 

Por outro lado, era preciso trabalhar em algumas atividades envolvidas no controle de equipamentos:

• Registro de equipamentos
• Manutenção de equipamentos
• Plano de manutenção
• Peças de reposição
• Documentação dos equipamentos

Com esses requisitos em mente, nós da Wezen propusemos a implementação do módulo SAP PM nessa empresa agrícola. Graças a esse sistema, o cliente poderia unificar e centralizar o gerenciamento da manutenção de veículos e máquinas em todas as operações da empresa. 

Para isso, realizamos as seguintes etapas:

1. Avaliação e planejamento: realizamos uma auditoria completa dos sistemas e processos existentes para identificar brechas e definir um plano de implementação detalhado.
2. Configuração do sistema: personalizamos o módulo SAP PM para atender às necessidades específicas da empresa. Nesse processo, incluímos criar um registro exclusivo de veículos e máquinas, bem como a configuração de alerta e relatórios automáticos.
3. Treinamento e suporte: fornecemos treinamento intensivo à equipe de manutenção e aos gerentes para garantir uma transição tranquila e maximizar a adoção do novo sistema.
4. Integração e testes: integramos o sistema SAP PM com seus outros sistemas de negócios existentes. Ao mesmo tempo, realizamos testes extensivos para garantir que eles funcionem e sejam confiáveis.

Quais foram os resultados alcançados

A implementação do módulo SAP PM resultou em uma série de benefícios significativos para a empresa agrícola. Esses benefícios estão detalhados abaixo.

• Informações precisas e em tempo real: facilitando a localização de um determinado equipamento ou veículo, onde ele está sendo usado e por quem. 

Isso também contribuiu para a disponibilidade de dados precisos e atualizados para uma melhor tomada de decisões e um planejamento de manutenção mais eficaz.  

Permitiu até mesmo a identificação de quem estava usando o veículo no momento em que uma infração de trânsito foi registrada.

• Aumento da eficiência operacional: a centralização dos dados de manutenção e a automação dos processos reduziram o tempo e o esforço necessários para gerenciar as tarefas de manutenção.

Além de facilitar a busca de documentos físicos relacionados à propriedade e/ou condição de cada veículo, ou equipamento.

• Redução de custos: A empresa conseguiu identificar e eliminar ineficiências, reduzindo significativamente os custos operacionais associados à manutenção de veículos e máquinas.
• Maior disponibilidade de equipamentos: A melhor coordenação e programação da manutenção preventiva reduziu o tempo de inatividade dos equipamentos, melhorando a disponibilidade e o desempenho dos mesmos. 

O cliente também conseguiu ter maior controle sobre as peças de reposição por meio da criação de um estoque.

• Satisfação do cliente: A implementação bem-sucedida do sistema SAP PM melhorou a satisfação do cliente interno, destacando-se pela agilidade e eficiência nas operações.

3 lições aprendidas com este projeto

Esse projeto representou lições que são aplicáveis a qualquer projeto de implementação de sistema complexo, aumentando a probabilidade de sucesso. 

3 dessas lições são:

1. Planejamento meticuloso e envolvimento multidisciplinar. Nesse caso, o planejamento incluiu as equipes de manutenção, TI e finanças para garantir que todas as perspectivas e necessidades fossem consideradas.

2. Manutenção de documentação detalhada e atualizada para facilitar a solução de problemas e a implementação de melhorias futuras.

3. Personalizar adequadamente o sistema e realizar testes extensivos e suporte contínuo. Isso exige flexibilidade e disposição para ajustar o plano conforme necessário durante a implementação.

Não há dúvida de que esse projeto foi uma grande experiência de aprendizado para a equipe da Wezen. Nesse sentido, Lucas Perete, Analista Funcional SAP, resume: “Essa implementação nos ensinou a importância da colaboração e da comunicação em projetos desse porte. Manter todos os envolvidos informados e alinhados foi crucial para o sucesso do projeto. Também aprendemos que o treinamento contínuo e o suporte pós-implementação são essenciais para manter e aprimorar o uso do sistema. Em conclusão, a implementação do módulo SAP PM melhora as operações, permitindo-nos adotar uma cultura de melhoria e otimização contínuas.”

Como se pode ver, o caso dessa empresa agrícola destaca como uma implementação bem planejada e executada do módulo SAP PM pode transformar a gestão de manutenção de uma empresa. A combinação da funcionalidade da plataforma SAP, de uma equipe de especialistas como a Wezen e do comprometimento do cliente pode gerar benefícios tangíveis e aumentar sua competitividade no mercado.

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