Implementación exitosa de SAP PM en una empresa agrícola multinacional

La implementación del módulo de Mantenimiento de Planta (SAP PM) es un desafío significativo para cualquier organización. Sin embargo, cuando este proceso se hace de forma correcta, puede transformar la gestión de activos y la eficiencia operativa de una empresa.

En este caso de éxito, exploramos cómo una empresa agrícola multinacional logró optimizar sus procesos de mantenimiento de vehículos y maquinaria. A la vez, descubre cómo logró mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la disponibilidad de los equipos, vehículos y repuestos.

Desafíos del proyecto

El principal desafío que enfrentaba la empresa agrícola era la falta de un sistema unificado y eficiente para gestionar el mantenimiento de su extensa flota de vehículos y maquinaria. La empresa operaba en países como Brasil, Argentina y Estados Unidos. En cada una de estas locaciones se trabajaba con sistemas y procesos propios, dificultando el control y la optimización de los recursos. 

Las áreas de negocio tanto en Brasil como en Argentina necesitaban vehículos para realizar sus actividades diarias, ya sea para el transporte o para realizar alguna otra actividad. Mientras que, en Argentina, se utilizaban equipos para realizar las tareas de rutina en la empresa. Tanto los vehículos como las maquinarias de planta, fueron incorporados al patrimonio de la empresa y debían ser reemplazados periódicamente. 

Sin embargo, para su utilización, necesitaban control y administración. Un proceso que se realizaba de manera descentralizada y sin estándares de control comunes entre los dos países.

Por este motivo, los controles consumían más tiempo del debido, ya que se realizaban en hojas de cálculo de Excel u otros documentos. Esto traía consecuencias como:

• Inconsistencias en los registros de mantenimiento: Los métodos propios de registro y reporte del mantenimiento generaban información fragmentada y poco fiable.
• Altos costos de operación: La falta de datos precisos y en tiempo real impedía identificar oportunidades para reducir costos y mejorar la eficiencia.
• Retrasos y fallos en el mantenimiento: Los procesos manuales y la falta de coordinación daban como resultado retrasos y errores en las tareas de mantenimiento, afectando la disponibilidad y el rendimiento de los equipos.

El requerimiento del cliente y SAP PM como la solución

El cliente necesitaba mejorar procesos específicos relacionados, por una parte, con el control de vehículos: 

• Mantenimiento de vehículos
• Control de documentación
• Pago de Impuestos
• Pago de Multas
• Control de Abastecimiento
• Trazabilidad de Equipos 

Mientras que, por otra parte, precisaba trabajar sobre algunas actividades involucradas en el control de los equipos:

• Registro de equipos
• Mantenimiento de equipos
• Plan de mantenimiento
• Piezas de repuesto
• Documentación de equipos

Teniendo en cuenta estos requerimientos, desde Wezen propusimos implementar el módulo SAP PM en esta empresa agrícola. Ya que, gracias a este sistema, el cliente lograría unificar y centralizar la gestión del mantenimiento de vehículos y maquinaria en todas las operaciones de la empresa. 

Para lograrlo, realizamos los siguientes pasos:

1. Evaluación y planificación: Realizamos una auditoría completa de los sistemas y procesos existentes para identificar las brechas y definir un plan de implementación detallado.
2. Configuración del sistema: Personalizamos el módulo SAP PM para satisfacer las necesidades específicas de la empresa. En este proceso, incluimos la creación de un registro único de vehículos y maquinaria, así como la configuración de alertas y reportes automáticos.
3. Capacitación y soporte: Brindamos capacitación intensiva al personal de mantenimiento y a los gerentes para asegurar una transición suave y maximizar la adopción del nuevo sistema.
4. Integración y prueba: Integramos el sistema SAP PM con los otros sistemas empresariales existentes. A la vez que realizamos pruebas exhaustivas para asegurarnos que funcionen y sean fiables.

Cuáles fueron los resultados obtenidos

La implementación del módulo SAP PM resultó en una serie de beneficios significativos para la empresa agrícola. A continuación detallamos cuáles fueron estos beneficios.

• Información precisa y en tiempo real: Facilitando la búsqueda de un equipo o vehículo en particular, dónde está siendo utilizado y por quién. 

Esto, además, contribuyó a tener disponibles datos precisos y actualizados para una mejor toma de decisiones y una planificación más efectiva del mantenimiento.  

Incluso permitió la identificación de quién estaba usando el vehículo en el momento en que se registró una infracción de tránsito.

• Mayor eficiencia operativa: La centralización de los datos de mantenimiento y la automatización de los procesos redujeron el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar las tareas de mantenimiento.

Como así, también se facilitó la búsqueda de documentos físicos relacionados con la propiedad y/o condiciones de cada vehículo o equipo.

• Reducción de costos: La empresa logró identificar y eliminar ineficiencias, reduciendo significativamente los costos operativos asociados con el mantenimiento de vehículos y maquinaria.
• Mejora en la disponibilidad de equipos: La mejor coordinación y programación del mantenimiento preventivo redujo los tiempos de inactividad de los equipos, mejorando su disponibilidad y rendimiento. 

También el cliente pudo tener un mayor control de los repuestos gracias a la creación de un stock.

• Satisfacción del cliente: La implementación exitosa del sistema SAP PM mejoró la satisfacción del cliente interno, destacándose por la agilidad y eficiencia en las operaciones.

3 aprendizajes que dejó este proyecto

Este proyecto representó aprendizajes que son aplicables a cualquier proyecto de implementación de sistemas complejos, aumentando las probabilidades de éxito. 

3 de estas lecciones son:

1.Planificación meticulosa y la participación multidisciplinaria. En este caso, la planificación incluyó a los equipos de mantenimiento, TI, finanzas, permitió asegurar que todas las perspectivas y necesidades sean consideradas.

2. Mantener una documentación detallada y actualizada para facilitar la resolución de problemas e implementar futuras mejoras.

3.Personalizar de forma adecuada el sistema y realizar pruebas exhaustivas y soporte continuo. Para ello es necesario ser flexibles y estar dispuestos a ajustar el plan según sea necesario durante la implementación.

Sin duda este proyecto representó un gran aprendizaje para el equipo de Wezen. En este sentido, Lucas Perete, Analista Funcional SAP, resume: “Esta implementación nos enseñó la importancia de la colaboración y la comunicación en proyectos de esta envergadura. Mantener a todos los involucrados informados y alineados fue crucial para el éxito del proyecto. También aprendimos que la capacitación continua y el soporte post-implementación son esenciales para mantener y mejorar el uso del sistema. En conclusión, la implementación del módulo SAP PM mejora las operaciones, a la vez que permite adoptar una cultura de mejora continua y optimización.“

Como puedes ver, el caso de esta empresa de agricultura destaca cómo una implementación bien planificada y ejecutada del módulo SAP PM puede transformar la gestión de mantenimiento de una empresa. La combinación de las funcionalidades de la plataforma SAP, un equipo de expertos como el de Wezen y el compromiso del cliente se pueden lograr beneficios tangibles y mejorar tu competitividad en el mercado.

Tu empresa puede ser nuestro próximo caso de éxito. Escríbenos.